Técnicas para teletrabajar. El teletrabajo y la gestión de los proyectos.

Dividir los trabajos grandes

En el teletrabajo y la gestión de proyectos, hay que dividir las tareas grandes en otras pequeñas con plazos definidos. Dividir los proyectos en trabajos más pequeños nos dará menos pereza acometerlos. Y una vez conseguido terminar un proyecto, nos animaremos a comenzar con el siguiente. Precisamente por la sensación de éxito y de trabajo realizado del anterior. Tengamos en cuenta que conseguir progresos refuerza la autoestima.

Dividir las tareas en trabajos más pequeños además ayuda a evitar la multitarea, que es perjudicial en la eficiencia del trabajo. Es mejor centrarse en una cosa que estar iniciando una cosa, para luego recuperar otra y tener que recordar por dónde íbamos para volver a la anterior. Ésta multitarea, disminuye por tanto la eficiencia. En general hay estudios que indican que con multitarea disminuye la calidad e incrementa el tiempo necesario en cerca del 25%.

También la multitarea incrementa la ansiedad y el estrés. La sensación de tener varias cosas pendientes sin realizar desgasta mucho. Y sin esa energía el nivel de rapidez y concentración disminuye.

Los plazos en el teletrabajo y la gestión de los proyectos

Una vez que hayamos dividido las tareas grandes en otras pequeñas, es muy conveniente ponerle plazos. Nuestro cerebro no reacciona al tiempo pero sí a la urgencia. Es la razón por la que cuando tenemos encima un examen o tenemos que entregar un trabajo, nuestro cerebro se carga de voluntad, de energía y de concentración.

Por esto funciona mejor tener tareas pequeñas con urgencia en los plazos que tener una tarea grande con un plazo lejano en el tiempo.

Esta extra energía que nos dará el cerebro implica la realización de la tarea más rápido y con menos desgaste y esfuerzo mental, lo que nos motivará aún más.

Las reuniones

La gestión de los proyectos en teletrabajo, además nos puede reducir las interrupciones y muy probablemente reducirá el tiempo invertido en reuniones. Las reuniones vía videoconferencia son por término medio entre un 25% y un 60% más cortas. No obstante, deberemos seguir unas reglas que mejoren nuestra productividad:

  1. Poner límite a las videoconferencias. Es decir, establecer un principio y un final. Para ello nada mejor que poner otra tarea, cita o llamada al final del tiempo previsto para la reunión.
  2. No intentar tener una conclusión o respuesta al final de la reunión. Hay temas que requieren más trabajo o reflexión y que por mucho que alarguemos la reunión seguirán sin poder resolverse.
  3. Entre tarea y tarea y reunión y reunión, tomarse un tiempo de recuperación.

Algunas buenas prácticas son adicionalmente:

  • Realizar las tareas más arduas y largas a primera hora de la mañana, cuando nuestra energía es alta.
  • Definir de vez en cuando espacios para pensar al largo plazo o con profundidad sobre temas en los que se necesite tales reflexiones.
  • Desconectar de vez en cuando.
  • Priorizar las tareas por el cuadrante de urgencia importancia, es decir ocuparse primero de lo importante y no urgente, buscando vaciar en un futuro corto aquellas tareas que sean urgentes e importantes y que tango agobian.

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