Cómo gestionar el tiempo

Cómo gestionar el tiempo es una gran preocupación de los directivos y trabajadores. Esta página es continuación de los puntos iniciados aquí. (puntos del 1 al 8)

9.- La gestión de las tareas menos importantes y el protocolo ATAR.

Algunas tareas, aún siendo menos importantes y por tanto no siendo prioritarias, indefectiblemente hay que realizarlas.

Estas tareas suelen ser pequeñas, muchas veces burocráticas y de fácil ejecución. Para estas tareas, habrá que asignar también un tiempo, pero l mejor es gestionarlas en un lote de forma que saquemos muchas en poco espacio de tiempo. Si estas tareas no las gestionásemos en lote y fuéramos haciéndolas en huecos, el riesgo es que nos ocupen el tiempo y la energía de otras prioritarias.

En estas tareas, el principal problema es cuando no las acometemos decididamente y al no ser urgentes las posponemos. Ello llevará a leer y centrarnos en la tarea muchas veces, tantas como recordemos o dediquemos un tiempo a pensar o leer sobre ella. Para acometerlas deberemos tener en cuenta varias reglas.

Reglas:

a.- Intentar leer un papel o centrarnos en una tarea una sola vez.

b.- Utilizar el protocolo ATAR

Actuar: Bien completar la tarea o bien encargarnos de pedir la información, herramientas o ayudas que sean necesarias.
Tirar: Lo que es prescindible y no se tira, cuesta tiempo y dinero. Guardar cosas por si acaso se hace en el futuro, es una pérdida de tiempo. Especialmente si las guardamos en la lista de tareas. Es mejor deshacerse de la tarea y concentrarse en otras de mayor valor añadido. En este caso hay que considerar que dicha tarea puede ser importante para otra persona, por lo que en ese caso hay que considerarla o negociarla.
Archivar: Si ya se ha leído y no se va a actuar, pero se puede necesitar en un futuro, archivar la tarea.
Remitir: Reenviar o informar a alguien.

Estas reglas se explican en detalle en el curso de gestión del tiempo, desde como realizar por ejemplo el archivo y como nombrar los documentos, hasta cuando hay que remitir y el coste de remitir para optimizar nuestra forma de cómo gestionar el tiempo.

10.- Descansar y realizar actividad física

Cuando las tareas se hacen desde un puesto de trabajo estático, la energía decae y cada vez nos sentiremos más cansados y nos costará más esfuerzo. Además el nivel de energía está directamente relacionado con las actividades cognitivas. Por eso es importante realizar descansos y actividades físicas que reequilibren.

En concreto, hay que realizar descansos siendo conscientes de que se están realizando, es decir, fuera del puesto de trabajo y relajándose mentalmente. Y realizar actividad física, que es suficiente y muy recomendable con el hecho de caminar a paso vivo al menos 30 minutos al día.

Estos descansos recargan nuestros depósitos de energía y aumentan, como he comentado anteriormente nuestras capacidades cognitivas.

11.- Cómo gestionar el tiempo. Trabajar con la técnica de la urgencia.

Nuestro cerebro primitivo no entiende bien el tiempo. Los plazos no consiguen estimular al cerebro para la acción, pero sí lo hace la urgencia. Así, a las cosas que vemos a largo plazo, las damos poca importancia, mientras que nos incitan mucho a la acción las que son urgentes.

Es por esto que es una buena técnica que hay que aprender, la generación de urgencia a nuestro cerebro primitivo de forma que sea dirigida a ese cerebro y creíble para él. En el curso de gestión del tiempo se enseña como hablar a nuestro cerebro primitivo y como generar sensaciones de urgencia creíble que nos ayuden a realizar las tareas con menos esfuerzo mental.

12.- Tentarnos para incitarnos a hacer una tarea.

Nuestro cerebro asocia conceptos constantemente. Por ejemplo, cuando una persona está habituada a correr, el cerebro después de la carrera envía endorfinas que hace que esté buscando de nuevo la recompensa de correr de nuevo. Pero es posible que no nos guste cambiarnos antes de correr. Aunque el cerebro recuerda que no le gusta cambiarse, sin embargo asocia la sensación de correr, la sensación de las endorfinas después de correr, y la mala sensación de cambiarse, hace un paquete y si el resultado global es positivo para él, tendremos las ganas de hacerlo. Lo mismo podemos hacer nosotros.

Por ejemplo a mi me gusta el café y lo que hago es que me lo tomo solo cuando estoy trabajando, lo que hace que me apetezca ponerme a realizar las tareas para poder disfrutar del café. Adicionalmente, el café tiene cafeína y aumenta mi concentración.

13.- Cómo gestionar el tiempo aprendiendo a decir NO.

La gran mayoría de los trabajos que se realizan son trabajos en los que existe coordinación con otras personas. Y ocurre muy a menudo que muchas personas no saben decir que no cuando les piden algo o les asignan tareas o responsabilidades.

Saber decir que no tiene su técnica que se enseña en el curso de gestión del tiempo. Pero cuando no se conoce, se van aceptando y aceptando tareas que incluso llegan a condicionar nuestro propio éxito profesional al estar trabajando para otros.

Es importante saber trabajar con el cuadrante urgencia-importancia y no dejarse llevar de las peticiones de otros.

14.-Implanta el sistema de productividad que mejor se adapte a ti.

Como hemos ido viendo en esta página y en la anterior (cómo gestionar el tiempo 1), existen una serie de herramientas y técnicas que cada uno debe integrar a su personalidad y mejor eficiencia.

Veamos algunas claves genéricas que nos ayudarán en este proceso:

Utilizar un sistema simple. Muy a menudo las personas buscan el sistema integrado ideal, lo prueban y luego se dan cuenta de que le falta algo. Entonces buscan otro y así sucesivamente. Mi consejo es utilizar sistemas independientes que tengan unos mínimos dependiendo del trabajo. Algunos ejemplos (recordar el mail enviado en unos días para hacer seguimiento, o integrar archivos con comentarios en el mismo sitio, o como renombrar los archivos para encontrarlos, etc.
Busca recursos y herramientas móviles, que te permitan trabajar en diferentes lugares y momentos.
Créate una sistemática constante. Por ejemplo siempre que envío un mail pienso en si necesita seguimiento y si lo hace me creo el seguimiento en el momento. Es decir, no termina la tarea cuando he enviado el mail, sino después de haber creado el seguimiento.
Defiende tu tiempo. Los ladrones de tiempo, las interrupciones o las distracciones merman mucho la eficacia y hay que aprender a controlarlos.
Ten claro de cual es el rol de cada herramienta. Es decir, qué herramienta dirige el tiempo, cual es el rol de los recordatorios, de la bandeja de entrada del mail, de la lista de tareas, de las notas, de los archivos, etc.

Para ver el inicio de este artículo ir a: curso de gestión del tiempo.