¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo consiste en el reparto optimizado del tiempo y la energía de una persona orientada a conseguir unos resultados. Una adecuada gestión del tiempo incrementa la productividad y la satisfacción.

¿Qué acciones se pueden realizar para mejorar la gestión del tiempo?

Técnicas de gestión del tiempo que todo directivo debe dominar y que se enseñan en el curso de gestión del tiempo.

1.- Gestionar el tiempo es realmente gestionar la energía

Muchos cursos de gestión del tiempo se orientan hacia como hacer más eficiente la gestión de las horas. Esto indudablemente, tiene un impacto en los resultados. La cantidad de tiempo dedicado es un factor. Pero la experiencia y la investigación sobre la gestión del tiempo arroja otros resultados diferentes. Aunque la cantidad de tiempo es importante, el día tiene 24 horas para todo el mundo. Por mucho que alarguemos la jornada, aún tenemos que dedicar tiempo a comer, descansar, dormir y otras actividades. Sin embargo como utilicemos ese tiempo, con qué energía y orientación, hace la diferencia. En gestión del tiempo, por mucho que intentemos hacer las cosas más rápido, o gestionar muchas cosas en paralelo, el ahorro de tiempo es inferior al que se logra poniendo la energía correcta en las tareas correctas.

Una hora de trabajo con buena energía, proporciona mayores resultados que varias horas con una energía inapropiada.

La energía mental que se pone en una tarea, depende mucho del cerebro. Hay que dominar las técnicas de su manejo interno para conseguir la energía correcta, y enfocada a cada tarea determinada. Para ello hay conocer las reglas del manejo mental de dos elementos clave:

El nivel de activación

La automotivación

En el curso de gestión del tiempo se enseña cómo manejar estos elementos, con trucos entrenamientos y metodología para gestionarlos.

2.- Manejar la concentración

Una adecuada concentración es capaz de hacer que la tarea dure mucho menos tiempo, y con la sensación de realizar mucho menos esfuerzo. Lejos de lo que mucha gente piensa, la concentración es algo que se puede mejorar y fortalecer. En el curso de gestión del tiempo se dan técnicas de manejo y fortalecimiento de la concentración. De esta forma, con la concentración adecuada, la velocidad será mucho mayor y el esfuerzo aplicado menor.

La capacidad de concentración no quita que sea ayudada eliminando todas las distracciones posibles. Es muy normal que una persona se acostumbre a trabajar rodeado de distracciones. La forma en que nos relacionamos, la cantidad de elementos de distracción que tenemos (mensajerías, correos, televisión, llamadas, lecturas y otras) nos invitan constantemente a distraernos y disminuir la productividad. En el curso de gestión del tiempo, se verán las formas adecuadas de controlar las distracciones del móvil y otros elementos y controlar las distracciones en base a un uso adecuado de la distribución de la jornada.

3.- Trabajar en modo mono tarea

El cerebro humano no está optimizado para hacer varias tareas a la vez. De ahí la dificultad de muchos ejercicios de circo, que necesitan muchísimo entrenamiento para poder coordinar diferentes actividades. Y esto no es posible con gestiones no repetitivas como las que nos encontramos en el trabajo.

Aunque muchos creen que son capaces de gestionar dos tareas en paralelo, la investigación nos confirma que en realidad el cerebro lo que hace es cambiar constantemente de una tarea a la otra. Este sistema que pudiera parecer ventajoso, en realidad es menos eficiente que el otro, perdiéndose tiempo y concentración de cada cambio de tarea con el resultado doble de tardar más tiempo y realizar un trabajo de una calidad inferior.

Especialmente peligroso cuando se están tomando decisiones, lo que puede llevar a pérdidas importantes de dinero en caso de tomar malas decisiones. También se producen pérdidas por la mala calidad de las acciones que muy a menudo obligan a repetir la tarea o que pueden afectar a las tareas de los demás posteriormente. Y además se pierde tiempo. Por tanto en el curso de gestión del tiempo se recomienda no realizar dos tareas al mismo tiempo y mucho menos multitarea.

Dentro del curso de gestión del tiempo también se explican técnicas para gestionar de manera rápida las interrupciones, disminuyendo el tiempo de vuelta al funcionamiento óptimo.

4.- Trabajar con lista de tareas

Para ser productivo es bueno utilizar la máxima concentración en la tarea que se está realizando. Y para lograrlo, es contraproducente tener la mente ocupada intentando no olvidar todas las otras tareas que hay que realizar. En el curso de gestión del tiempo se recomienda quitarse dichas tareas que interrumpen simplemente llevándolas a una lista de tareas escrita, bien con medios tradicionales o electrónicos. La mente descansará sabiendo que tiene la tarea apuntada y no necesita estar pendiente de recordarla.

También es importante saber como manejar esta lista de tareas, que puede ser independiente o estar en un calendario o en un repositorio.

La lista de tareas debe reunir una serie de características para que sea efectiva. Algunas de estas características son:

Ha de estar priorizada y ordenada por importancia

Debe ser suficientemente breve

Existen numerosas aplicaciones que permiten manejar esta lista de una manera cómoda e incluso con recordatorios por fechas.

5.- Usar el calendario

El calendario, en aquellas personas que tienen actividades cambiantes, conviene utilizarlo como elemento de acción. Es decir, lo que está en el calendario es lo que se hace. Esto es importante porque permite planificar la jornada y no limitarse a realizar las tareas que más nos apetecen.

Para utilizar bien el calendario, existen varias formas, pero la más productiva consiste en realizar “time blocking” o bloqueos de tiempo siguiendo una técnica precisa que se ve en el curso de gestión del tiempo con los detalles para que sea efectivo:

1.- Fijar primero las tareas que llevan más tiempo.

La manera de llenar un tarro de piedras grandes, medianas y pequeñas para que quepan muchas es introducir primero las grandes, posteriormente las medianas que rellenarán los huecos y por último la arena fina. Si lo intentamos hacer al revés, veremos que en el tarro entra muchas menos piedras. En el calendario es igual. Casa día debemos bloquear un tiempo suficiente para poder realizar las tareas grandes, luego rellenar algunas medianas y dejar huecos para las posibles variaciones de la jornada y para encajar tiempos de tareas pequeñas. Hay que ser riguroso, ya que nuestra mente nos llevará a realizar primero las tareas más breves y fáciles y luego no tendremos tiempo en ese día ni en los sucesivos para las grandes.

2.- Bloquear el tiempo para realizar dichas tareas sin interrupciones.

Tenga en cuenta que el calendario es el elemento mandatorio y central de la ejecución.

3.- Permitir que exista holgura entre las diferentes tareas.

No podemos someternos a un sistema muy rígido que nos genere estrés y nos de la sensación de que no puede ser cumplido. Si posteriormente nos sobra tiempo, nos sentiremos motivados y podremos o bien descansar o rellenarlo de tareas pequeñas.

4.- Permitir a lo largo de la semana tiempo para tareas imprevistas que nos permita cierta flexibilidad.

5.- Agrupar lo necesario para poder realizar una tarea.

No solo los materiales como por ejemplo el ordenador, internet, teléfono o por ejemplo un sitio en silencio para realizar las llamadas, sino también la información necesaria, los contactos u otros recursos.

6.- Gestiona las tareas grandes con la técnica del “pomodoro” o fragmentar las tareas grandes en otras más pequeñas.

La técnica de pomodoro, para la que hay aplicaciones, consiste en fragmentar las tareas grandes en espacios de tiemo (generalmente de 25 minutos), y trabajar sin distracciones hasta que suene un aviso de descanso. Este descanso será de 5 minutos en el que reiniciaremos otra sesión de otros 25 minutos. Una vez completados 4 intervalos de 25 minutos, realizaríamos un descanso superior, de unos 20 minutos.

Esta forma de gestionar las tareas, es complementaria con otra técnica, que es la de fragmentar las tareas e otras más pequeñas. Realizar esta fragmentación hace que el “muro” de una tarea se vea más accesible y ayuda a mantener, igual que en la técnica del pomodoro una alta productividad durante intervalos cortos de tiempo. Por supuesto ambas técnicas no son suficientes por sí mismas. La preparación mental ante las tareas es fundamental. No es una sola cuestión de división, sino de cómo afrontarlas, lo que se trabaja en el curso de gestión del tiempo de manera potente.

7.- ¿Qué es más prioritario, lo urgente o lo importante?. Utilizar muy bien la matriz urgencia importancia.

Esta matriz divide las tareas en función de la importancia y la urgencia. De esta forma se establecen 4 cuadrantes: urgente e importante, no urgente e importante, urgente y no importante y no urgente y no importante.

Manejar bien esta matriz es un arte. Lo primero que hay que definir es qué es importante y que es menos importante. Para ello en el curso de gestión del tiempo hay que introducir los conceptos de apalancamiento, rentabilidad, impacto y otros que son fundamentales para un manejo inteligente de la matriz.

Posteriormente hay que establecer un objetivo de funcionamiento de la matriz y probablemente un período transitorio hasta lograr trabajar en los cuadrantes apropiados.

8.- Sacar partido a nuestros mejores momentos

No todos nuestros momentos son iguales, no trabajamos igual en todas nuestras horas. Tenemos momentos más productivos que otros y tenemos también momentos en los que somos más eficientes en unos tipos de tareas que en otras. Por ejemplo, puede que seamos muy buenos en nuestras horas de principio de la mañana para escribir documentos y por ejemplo en los documentos Excell podemos concentrarnos en la tarde, horas en las que nos cuesta avanzar escribiendo informes.

En general, existen unas horas en las que personalmente funcionamos mejor haciendo llamadas, o trabajando en determinados documentos o simplemente leyendo o pensando o influyendo en los demás.

Para optimizar nuestra gestión del tiempo tendremos que identificar primero cuales son nuestras tareas de mayor valor añadido para la empresa, priorizarlas y buscar los momentos en los que mejor funcionamos para realizarlas. Recordemos que la gestión del tiempo tiene que ver mucho con la gestión de la energía, aplicada a los resultados. Una vez tengamos claros estos momentos y nuestro funcionamiento interno, será mucho más fácil aplicarlos al calendario y fijar rutinas altamente productivas.

Sigue aquí (parte 2)

En el curso de gestión del tiempo aplicaremos una metodología para aplicar dicho proceso.