La zona de confort y la gestión del tiempo
Nuestro cerebro percibe con claridad los grandes contrastes, la urgencia o elementos de supervivencia y perpetuación genética. Sin embargo los cambios suaves y sutiles son para nuestro cerebro difíciles de percibir.
Estos pequeños cambios constantes pueden llegar a ser muy grandes, pero si han sido de manera sutil, no nos daremos cuenta.
En las funciones y las tareas también nos pasa lo mismo, creándonos una zona de confort que hace que continuemos realizando tareas de una manera ineficiente, sin reorientar los objetivos y a menudo sin una utilidad para el momento actual.
En la gestión del tiempo, darse cuenta estas cosas a través de un análisis de las tareas en cuanto a cómo se realizan y su utilidad suele causar grandes sorpresas y también grandes ahorros de tiempo y mejoras de productividad.
Por ejemplo, contestar a correos electrónicos con información ya no útil, o reuniones que se crearon para una decisión concreta y que se han perpetuado O informes sin sentido mensuales que ya no sirven y que se siguen realizando y muchas otras actividades que solo son una pérdida de tiempo y por tanto de dinero.
Sin embargo es más cómodo continuar con la tarea ya rutinaria por inercia de comportamiento, en vez de dedicar el esfuerzo de replantearse su continuidad. Es frecuente que la rutina sea para muchos algo agradable mientras que el cambio lleva un esfuerzo mental mucho mayor. También puede evitarse el cambio por miedo a fallar, o a un cambio que no se sabe hasta donde llegará.
En general un curso de gestión del tiempo que haga replantearse estos temas será interesante al generar un ahorro por aumento de productividad superior al propio coste del curso.
Algunas de las tareas que se pueden perpetuar y que significan rutinas que cuestan dinero, pueden ser:
- Informes que tuvieron sentido en el pasado y que ya no lo tienen. Hay que revisar la lista de distribución de estos informes y preguntar por la utilidad del mismo.
- Visitas a clientes sin objetivo claro.
- Reuniones con objetivos obsoletos.
- Reuniones para tomas de decisión en las que por diversos motivos no se pueden tomar decisiones.
- Costumbres adquiridas como por ejemplo acostumbrarse a iniciar las reuniones tarde y muchos asistentes perdiendo el tiempo.
- Actuaciones que se podrían automatizar.
- Delegaciones realizadas incorrectamente, sin dar la información necesaria para que el colaborador la pueda realizar rápidamente.
- Exceso de lista de distribución de los mails enviándolos a mucha gente por si acaso que se ven obligados a contestar sin que tenga sentido.
- Responder a mails de información grupales, muchas veces solamente dando solamente las gracias, pero enviando la respuesta a todo el grupo de distribución.
Recomiendo de vez en cuando hacer una lista de lo que se está haciendo en el día para analizar la utilidad y esfuerzo de las acciones.