Productividad

Productividad

Test de Productividad y Gestión del Tiempo

La mayoría de los directivos y directivas presentes en las organizaciones tienen dos grandes preocupaciones personales. Una de ellas es la influencia y la otra es el manejo del tiempo o lo que es lo mismo, la productividad de su tiempo. Aunque esto se refleja muy a menudo de una manera menos general y más centrada en la realización de tareas.  También se refleja en el temor de dejar cosas sin hacer. O simplemente, al darse cuenta que al final del día se le acumulan cosas a hacer para la siguiente jornada.

Sensación de productividad

Esta visión y sensación de incumplimiento a corto plazo en realidad proviene de una forma de entender la jornada global. De un método de comportamiento a largo plazo que convierte el tiempo de las personas en productivo o improductivo.

Muchas personas atacan el problema trabajando largas jornadas, retrasando citas o fechas de entrega. O abandonando proyectos o recurriendo a las gestión multitarea. Estas tácticas de manejo del tiempo pueden proporcionar alivios temporales.

Pero dichas tácticas al igual que los resultados no son de larga duración y no se pueden sostener por mucho tiempo. Tarde o temprano dichas tácticas se integran en la rutina diaria y dejan de tener su efecto productivo, convirtiéndose en fuentes de nuevos problemas de eficiencia en otras áreas o momentos del día. Por ejemplo, la multitarea puede desembocar en falta de calidad. O de comprensión, lo que llevaría en el futuro a problemas. O incluso, a tener que modificar o corregir las tareas. Y, por tanto, estamos otra vez en el problema de falta de tiempo que creíamos haber solucionado.

Qué mide la productividad

La productividad lo que mide no es la cantidad de tiempo que se dedica ni lo ocupada que está una persona. La productividad mide la metodología e inteligencia con la que se produce un trabajo de forma que se consigan más resultados con el menor esfuerzo. Algunas de las preguntas que debería realizarse para saber si la productividad es buena son:

Preguntas:

  • A la hora de enfrentar una tarea, ¿delega las apropiadas o intenta hacerlas usted mismo?
  • ¿Organiza su jornada de una manera rígida, la organiza de manera flexible o no la organiza en absoluto?
  • ¿Busca maneras de forma constante de apalancar su tiempo de forma que con el menor esfuerzo se logre el resultado necesario?
  • ¿Utiliza los mejores momentos para las tareas adecuadas?
  • ¿Es capaz de regular su atención y concentración y de adecuar su nivel de activación?
  • ¿Mantiene un sistema de información y archivo de la misma y/o de los documentos? ¿Pierde mucho tiempo buscando documentos?
  • ¿Retrasa el momento de realizar las tareas hasta que son inevitables?
  • ¿Realiza normalmente gestión multitarea?
  • ¿Utiliza herramientas para la toma de notas, planificación de la jornada, identificación de áreas clave de resultados?
  • ¿Analiza cómo ha utilizado su tiempo al final de la jornada?
  • ¿Tiene un sistema de manejo de las interrupciones?
  • ¿Intenta realizar todas las tareas que le dan?
  • ¿Realiza seguimiento de las actividades que delega?
  • ¿Suele comenzar las tareas en el último minuto?
  • ¿Ocupa el correo una gran parte de su día?
  • ¿Tiene algún sistema para priorizar sus tareas?

Confío en que estas preguntas sirvan para hacer un ejercicio de autoanálisis y mejorar la gestión de algo tan importante como el tiempo.

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