¿Qué es una organización ágil?

El concepto de agilidad se ha desarrollado desde el decenio de 1990 en la esfera de la gestión de proyectos, y más concretamente en los proyectos de tecnología de la información que entrañan desarrollo. Pero ahora hablamos más y más sobre las organizaciones ágiles. ¿Se puede aplicar realmente la agilidad a la gestión de una empresa? ¿Qué implica exactamente una organización ágil? En este artículo, intentemos definir juntos la agilidad en la empresa.

¿Qué es la agilidad?

En el decenio de 1990, a medida que aumentaba la complejidad de los proyectos de tecnología de la información, los métodos tradicionales de gestión de proyectos empezaron a mostrar sus limitaciones. El efecto túnel inducido por una gestión clásica de especificaciones completas seguidas de desarrollos aumenta considerablemente el riesgo de deslizamiento, ya sea en términos de hitos temporales o de presupuesto.

La agilidad es la capacidad de una organización para adaptarse de manera rápida, eficiente y sostenible a fin de lograr mejores resultados. En un contexto caracterizado por las innovaciones tecnológicas y la volatilidad de los mercados, se considera la forma más importante de adaptabilidad organizativa.

La introducción de la agilidad en la gestión de los proyectos ha dado lugar a una mayor flexibilidad en los procesos. El uso de un método ágil permite adaptar la organización del proyecto y hacerla evolucionar según las necesidades. El uso de iteraciones cortas combinadas con un proceso de mejora continua permite anticiparse y reaccionar rápidamente, evitando así los excesos. La agilidad consiste, pues, en establecer una relación de confianza en el seno de los equipos, manteniendo al mismo tiempo un permanente cuestionamiento de las evoluciones y los procesos, con el fin de mejorarlos.

¿Qué es una organización ágil?

Por consiguiente, la agilidad aplicada a los proyectos facilitaría la adaptación a los cambios, para controlar mejor los procesos de principio a fin y, en última instancia, aumentaría tanto la satisfacción de los clientes como la de los equipos de desarrollo. ¿No es esto lo que todas las empresas buscan? Ser competitivo, controlar el cambio y los riesgos, tener empleados que estén contentos de trabajar, satisfechos con lo que hacen, y poder ofrecer soluciones concretas, personalizadas y eficaces a sus clientes?

¡Pero implementar la agilidad en el funcionamiento de una empresa generalmente requiere un cambio de paradigma! La tarea será naturalmente más simple para una compañía joven. Por otra parte, en una empresa que lleva varios años, incluso décadas, las formas de pensar, los métodos de gestión y los hábitos están bien establecidos. Convertirse en una empresa ágil requerirá que todos abandonen estos puntos de referencia establecidos a lo largo de los años y creen otros nuevos. La adopción de un enfoque ágil no sólo consistirá en aplicar herramientas y métodos ágiles. No se trata sólo de la técnica, porque los principales cambios a realizar están relacionados con los humanos.

Por lo tanto, convertirse en una organización ágil requiere una verdadera transformación, porque la cultura de la empresa tendrá que evolucionar. Será necesario cambiar no sólo su forma de trabajar, sino sobre todo su forma de ser, y pensar de forma totalmente diferente. 

La adaptabilidad, la flexibilidad y la reactividad se convertirán en los tres pilares de la organización. El proceso de mejora continua se integrará en todos los niveles, ya sea de gestión o de desarrollo, de manera que siempre podamos responder a necesidades específicas y complejas y dar lo mejor. Se abandonará la cultura del individuo en favor de una cultura de colaboración, promoviendo así el desarrollo del potencial. Se fomentará la innovación, surgirán nuevas oportunidades y será más fácil responder a las necesidades de los clientes de forma más personalizada.

¿Cómo hacer que su organización sea ágil?

Para empezar, puede que tenga que revisar las prioridades básicas. Donde la mayoría de las empresas ponen la rentabilidad como su principal prioridad, una empresa ágil pondrá la satisfacción del cliente en primer lugar. Si la implementación de una característica no gana muchos clientes o dinero, pero tiene un impacto muy positivo en la imagen de la empresa, entonces debería ser una prioridad máxima. La entrega de un producto operacional, respondiendo positivamente a la solicitud de un cliente, es la mejor manera de avanzar.

No debemos temer al cambio, sino al contrario, acogerlo y apoyarlo. Los equipos tendrán que aprender a adaptarse y reaccionar rápidamente. La organización necesita estar ahí para ayudar a sus equipos a aceptar el cambio, incluyendo la recompensa de la creatividad en lugar de establecer procesos rígidos. Aceptar el cambio también significa desafiarse a sí mismo con regularidad. Significa asegurarse de que las expectativas de la empresa y sus empleados estén en línea, en particular asegurándose de que las necesidades de competencias se tengan en cuenta regularmente.

Cómo trabajar

La forma de trabajar en colaboración debe convertirse en la norma. El éxito viene de que todos trabajen juntos. La información debe ser transparente en todos los niveles de la empresa. Todos pueden opinar y contribuir antes de que se tome una decisión. Será mucho más fácilmente aceptado de esta manera, ya que será comprendido por todos. Por otro lado, la empresa ágil favorece los intercambios directos para comunicarse. 

Otra ventaja del trabajo en colaboración es la participación de los empleados. Si se sienten apoyados y confiados, seguirán motivados y, por lo tanto, alcanzarán más fácilmente los objetivos fijados. De la misma manera, con una comunicación transparente, todo el mundo está atento a la dirección establecida por la empresa, a los objetivos fijados, y por lo tanto está más involucrado en su consecución.

La organización ágil en la empresa

La agilidad en los negocios permite a los equipos ser muy flexibles, autogestionados y motivados en cuanto a su organización, y modificar su organización según sea necesario. Los equipos necesitan autonomía y deben ser capaces de manejarse por sí mismos. Como todos los miembros del equipo tienen la misma visión de la empresa, y una visión precisa de los proyectos actuales, son los que mejor pueden definir sus propias necesidades. Los gerentes ya no están ahí para controlar lo que se hace y dirigir los equipos, sino para ayudarlos, facilitar las cosas y mantener la cohesión. Los equipos autónomos son capaces de tomar decisiones para avanzar, sin tener que consultar necesariamente a la jerarquía. Esto conduce naturalmente a una innegable ganancia de tiempo y productividad.

Por último, para ser verdaderamente autónomos, los equipos deben ser capaces de cuestionarse a sí mismos con regularidad, a fin de identificar lo que está mal y lo que debe corregirse, lo que puede mejorarse. Se proponen y luego se aplican soluciones para mejorar el funcionamiento del conjunto.

(conclusión)

Por lo tanto, la organización ágil es una forma de operar que aumenta la productividad de la empresa. Y usted, ¿funciona así? ¿motiva a su personal?