Funciones del responsable de formación en la empresa

Definir bien las funciones del responsable de formación en una empresa es fundamental para su competitividad, su innovación y su progreso. Ésta responsabilidad es clave en las empresas. Procura el desarrollo de los empleados, su adaptación a los cambios del entorno y mejoras la competitividad en todos los niveles. Las empresas cada vez más marcan sus capacidades de éxito con la calidad del personal, y por tanto el desarrollo de sus competencias se hace imprescindible.

Es por esto que el responsable de formación o director de formación mantiene unas funciones de gran valor incrementando el mejor desempeño de los empleados gracias al desarrollo de sus competencias.

Identificar las necesidades de desarrollo

Un primer y necesario paso consistirá en analizar y detectar las oportunidades. La primera de las funciones del responsable formación consiste en conocer bien la situación de la empresa. Sus puntos fuertes y débiles, sus objetivos estratégicos, las capacidades necesarias en la actualidad y para el futuro. Dentro de esta área de identificación de necesidades, deberá conocer las competencias (conocimientos, habilidades, actitudes) actuales del personal. Y por tanto las necesidades de adaptación para acoplarse a las oportunidades empresariales. De esta forma el responsable de formación tendrá que decidir a quién hay que capacitar, en qué competencias y cual es la mejor metodología para hacerlo.

Planificar la formación de la empresa

El responsable de formación deberá diseñar y planificar el plan de formación, dotándolo  de unos recursos y un timing para su realización. Dicha programación deberá estar en coordinación con los departamentos que se integren en la formación. Coordinación de forma que se realice en períodos en dónde se pueda garantizar la asistencia del mayor número posible de empleados objetivo de la formación. Además hay que tener en cuenta que determinados formadores de alto nivel pueden tener sus agendas ocupadas, por lo que se recomienda reservar las fechas lo antes posible.

Petición de propuestas y aceptación de presupuestos

Hoy en día, tanto a través de instituciones formativas como cada vez más directamente a través de internet, el responsable de formación tendrá que buscar a los formadores. formadores que se adecúen a los contenidos y competencias de capacitación necesarias, a la metodología y al nivel de calidad demandado. Una vez obtenidas una o varias propuestas, proceder a la aceptación y contratación con reserva de fechas.

Elección de las instalaciones

Tanto si las instalaciones son las propias de la empresa cómo si son externas, nunca olvidar la reserva de las mismas. En mi experiencia como formador, me he encontrado alguna vez con este inconveniente que al final se ha tenido que resolver en instalaciones que no eran las preferidas del responsable de formación.

Ejecución de la actividad formativa

En esta etapa, el director de formación deberá asegurarse de que el formador asistirá, revisar los recursos necesarios que necesitará, acogerle, presentarle al principio de la formación y supervisar la misma. Antes habrá consensuado un horario con los involucrados, gestionando los necesarios descansos para que la formación sea potente. Hay formadores potentes que hacen que las sesiones sean muy amenas e interesantes, reduciendo el esfuerzo psicológico de atención y concentración de los alumnos. Pero no olvidemos que existen “ventanas” de asimilación entrelazadas con los descansos. Y si no respetamos dichos descansos, estarán incidiendo negativamente en el recuerdo e integración en el trabajo del curso.

Evaluación del curso

Los responsables de formación o directores de formación deberán obtener un feedback de la ejecución del curso. Desde la conveniencia del mismo, el interés, la ejecución del mismo y la integración de lo impartido en el puesto de trabajo actual o futuro.

El seguimiento, entre las funciones del responsable de formación

Esta es una de las áreas más olvidada en la formación en empresas por parte de los responsables de formación. No olvidemos que el ser humano aprende tanto los conocimientos, como las habilidades y las actitudes, a través de la repetición. Aunque el curso haya sido excelente, con un nivel de memorabilidad alto, gran atención e interés, un seguimiento es imprescindible. Un seguimiento en el que se recuperen los conceptos básicos, y se profundice en otros, se trabaje en la experiencia de implantación de los alumnos y por tanto se incremente la efectividad del curso en gran medida. Esta es la parte más rentable del curso, porque con un menor presupuesto, debido a que se necesita menos tiempo de formación, se consigue la mayor incorporación al puesto de trabajo de los contenidos.

Conclusión de las funciones del responsable de formación

El responsable de formación será la persona clave en el incremento de la productividad y la consecución de los objetivos de la empresa.