EL PRESUPUESTO DE VENTAS
El presupuesto de ventas : una de las funciones de los responsables de los equipos de ventas es tener el conocimiento, al menos básico pero muy claro, sobre presupuestos.
El presupuesto de ventas es la traducción económica del Plan Comercial Anual. Es una estimación escrita, razonada y consensuada sobre los niveles de ingresos y gastos por ventas y su contribución a los beneficios de la empresa durante un período, generalmente un año, que suele dividirse en semestres, trimestres y en meses. Se trata de un cálculo del nivel de ventas esperado que se utiliza principalmente para tomar decisiones de compras, producción y flujos de efectivo.
El presupuesto de ventas no sólo nos sirve para programar y dar una base de control, obligándonos a optimizar costes y a mejorar la eficacia de las ventas, también nos sirve para la planificación y desarrollo de las distintas áreas de la empresa. Como ejemplo, el departamento de producción podrá desarrollar un plan de producción y de requerimientos a los proveedores en función del presupuesto. Además, el presupuesto nos servirá para establecer las cuotas de ventas y los incentivos de los vendedores.
Lo primero que debemos hacer para elaborar un buen presupuesto de ventas es ver todos sus componentes e identificar todas las variables que actúan en su elaboración.
Hay varios conceptos que se deben tener presentes cuando vayamos a elaborar un presupuesto de ventas:
- Potencial del mercado, es decir, el máximo de ventas que se pueden llegar a realizar de un producto o servicio en un tiempo determinado.
- Porcentaje del mercado que controlan las compañías sobre el producto o servicio que queremos vender.
- Capacidad de compra de la empresa, ya que nos dará a conocer cuánto producto podemos vender en el mercado.
- Capacidad de compra del producto o servicio que tienen los compradores.
- Tipo de producto, esto es, si es un producto que se adquiere por conveniencia, por necesidad, por impulso, etc…
- Ciclo de vida del producto, ya que, si el ciclo es corto, tendremos que tener en cuenta su rotación.
Hay tres clases de presupuestos:
- De ventas: Consiste en la aplicación de los precios a los objetivos. El objetivo fundamental del director comercial es la optimización de la relación ventas-gastos comerciales. Se le exigen las máximas ventas posibles con una estructura determinada y unos medios económicos concretos. Una y otros vienen definidos desde fuera: producción, finanzas, estrategia de la empresa, personal disponible.
- De costes de ventas. Varía en cada empresa dependiendo de la amplitud permitida a la venta personal y a otros tipos de venta. Podría incluir los gastos de publicidad, promoción, distribución, postventa, análisis, oficinas, …
- De beneficios. No se busca estrictamente un volumen de ventas, sino un volumen de beneficio. Esto es lo prioritario. Las ventas son un medio más. Este criterio obliga al director comercial a intervenir en productos y los gastos a ellos conectados y por supuesto en los precios.
A la hora de elaborar un presupuesto de ventas debemos tener también en cuenta varios aspectos:
- Las operaciones por medio de las cuales la empresa se compromete a entregar los productos a los clientes.
- Las operaciones que impliquen además un servicio adicional a cambio de un precio determinado.
- Las transferencias internas de productos de una división a otra dentro de la misma empresa con el fin de ser consumidos o utilizados para la elaboración de otros productos
- Las operaciones que se realicen con subproductos o artículos fuera de las líneas estándar.
- Las ventas de productos a precios diferenciales o con condiciones comerciales distintas a las habituales de la empresa.
- Las unidades de producto, sin cargo alguno para el cliente, que se entreguen en concepto de bonificaciones por cantidad de compra o simplemente por realizar una promoción.
En cuanto al presupuesto de costes de ventas hay que tener en cuenta varios aspectos:
- Compensación de los vendedores, esto es, los sueldos, las comisiones y demás incentivos.
- Los gastos de viaje, tanto para la venta como para la promoción de los productos
- Entrenamiento de la fuerza de ventas, ya que es necesario que los vendedores conozcan a fondo las características y los beneficios del producto que van a vender.
- Los costes que va a tener el departamento de comunicación por la publicidad que se haga, teniendo en cuenta para ello en qué medios y el número de veces que se va a realizar.
- Las promociones de productos que se van a realizar a los clientes o consumidores.
- Los costes de las materias primas para la elaboración de los productos.
- Los costes de distribución.
- Los costes administrativos.
Un buen presupuesto de costes de ventas requiere clasificar los gastos en:
- Gastos fijos: Estos varían con relación al resultado. Los salarios de los comerciales no varían con la variación de las ventas.
- Gastos variables: Varían en proporción directa con los resultados (Comisiones de los comerciales)
- Gastos semivariables: Son aquellos que oscilan, pero no en proporción directa a los resultados Nos referimos a los gastos de viaje con cargo a la empresa.
Además de la elaboración del presupuesto de ventas al inicio del período, es necesario realizar otros presupuestos conforme avanza el período presupuestado. Para la elaboración de estos presupuestos se utilizan los anteriores comparados con las ventas, costes y beneficios reales hasta ese momento. De esta manera podemos ver las desviaciones que se han producido y nos permite rectificar realizando los ajustes necesarios, ya que debemos intentar que el presupuesto sea lo más cercano a la realidad.
Estos presupuestos posteriores son más fáciles de elaborar, ya que, aunque estamos tratando con previsiones, tenemos un histórico que nos permite hacer proyecciones más cercanas a la realidad del comportamiento del mercado y donde podemos hacer un análisis DAFO más realista pudiendo ver cuáles son nuestras debilidades, las amenazas, nuestras fortalezas y las oportunidades detectadas.
Algo fundamental a tener en cuenta a la hora de realizar estos presupuestos es que no hay que buscar culpables. Deben servir para establecer el origen de los errores, aprender y perseguir una mejora continua. Para ello es muy conveniente involucrar en la revisión a todos los participantes
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