Cómo escribir mails profesionales en una empresa

Cuando tenemos que escribir mails profesionales en una empresa, debemos tener en cuenta tres aspectos relevantes. La efectividad, la gestión del tiempo y la influencia. En este artículo me voy a referir exclusivamente a los aspectos de gestión del tiempo sin menoscabo de los otros factores.

Productividad, resultados y clima laboral en la escritura de mails profesionales en una empresa

La gestión del tiempo dentro de una empresa, no cabe duda que es de gran importancia. Una buena gestión del tiempo mejora la productividad personal, incrementa los resultados empresariales y crea un clima laboral que colabora a mejorar la felicidad y satisfacción de los empleados. Por esto, evita la frustración de ver que todo es difícil y tedioso y genera ilusión de ver que las cosas van saliendo. Por supuesto no es lo único para tener un buen entorno de trabajo, pero sin dicha sensación de productividad es muy difícil que las personas se sientan felices sin ver progresos de su gestión.

La gestión del tiempo es también la gestión de la energía personal.

Cuando hablamos por tanto de gestión del tiempo, no solo hablamos de la utilización de los minutos u horas, sino también de aspectos como la gestión de la energía de las personas para una mayor productividad. Y en este aspecto debemos verlo desde una perspectiva global, en la que se integran tres dimensiones: la dirección y prioridades; la cantidad de trabajo productivo; y la calidad de lo ejecutado. Son los tres aspectos que integran la productividad personal.

Veamos algunas de las claves para disminuir la energía de la gestión y el tiempo de los colaboradores de la empresa en las tres dimensiones:

1.- Identificar bien el asunto

Escribir bien el asunto consiste en utilizar las palabras claves, que den a los receptores, la información resumida en el asunto. Si por ejemplo es una propuesta, deberá tener esa palabra, el nombre del cliente, el producto al que se refiere y quizá la cantidad. De esta forma los miembros de nuestra empresa que estén en copia, podrán decidir rápidamente si les interesa abrir el mail para recibir más detalles, o simplemente archivarlo o eliminarlo. Si por el contrario se refiere a una decisión a tomar, deberá decir algo así como “para decisión”, llevar el nombre que identifique a qué tipo de decisión se refiere o incluso la fecha límite. Estos son solo ejemplos, pero deberemos ser cuidadosos en rellenar bien el asunto para que de la máxima información útil posible.

2.- Poner en el encabezado la acción requerida a la persona o personas a quienes se les envía el mail.

Por ejemplo podría ser algo así como:
Javier Ortego: para decisión y aprobación de la propuesta
Persona 2: para información
Persona 3: para coordinación de las actividades una vez aprobada

De esta forma las personas que abran el mail, desde el principio saben cual es su rol esperado y podrán leer la información con más detalle o interés el mail, o simplemente archivarlo. Esto ahorra mucha energía de todo el equipo.

3.- Cuanto más breve y preciso mejor

Los mails largos conllevan más tiempo de lectura y por tanto necesitan más energía. Además cuanto más complejos se hacen más difíciles de manejar. En caso de que el mail haya de ser largo y complejo, la recomendación es estructurarlo claramente, con apartados concretos simples y utilizando títulos y subtítulos claros y bien organizados. Aunque lleve algo más de tiempo hacerlo así, ahorrará tiempo a muchas personas y agilizará su tratamiento por parte de los involucrados.

4.- Enviar copias solamente a aquellas personas a las que les interese.

Utilizar listas de distribución largas suele generar mucho “ruido” en la organización y pérdida de productividad y tiempo. Hay que tener la responsabilidad de pensar bien a quien debemos poner en copia. Para ello recordar la clave 1 explicada más arriba indicando a todas las personas cual es el motivo por el que se les envía: para decisión, para aprobación, para información, para archivo, para actuación, etc.

5.- Cuando se contesta rápido por agradecimientos

Es muy típica la cadena a toda la empresa o a un grupo de distribución amplio con mensajes de incorporación, felicitación de cumpleaños y otros. El problema es cuando de manera irresponsable no se prepara bien el mail, incita a todo el mundo a responder a toda la cadena. Por ejemplo, si estoy presentando a una persona y meto el mail de la nueva persona dentro de la cadena, los demás se verán obligados a contestar a toda la cadena, porque no sabrán cual es el mail de la nueva incorporación. Una buena práctica es entonces poner el mail de la persona que se incorpora en el cuerpo de texto del mail de forma que las personas pulsen en él y puedan conectar con la persona incorporada exclusivamente.

6.- Pensar bien que es lo que se pone en el mail para realizar mails profesionales en una empresa.

Los mails son extremadamente fáciles de escribir, y una vez le damos a enviar, van irrevocablemente y sin poderse eliminar. Vigilemos lo que escribimos con cuidado, pensemos bien si es necesario y el objetivo del mail, para quien debe ir. Un mail lleva la imagen de quien lo escribe y hay que cuidar en extremo lo que se dice.