Las claves del management de equipos a distancia

Cada vez más compañías están adoptando trabajadores remotos y necesitan un buen management de equipos. Para muchos managers, esta es la nueva realidad a la que tienen que enfrentarse y para los empleados, también tienen que adaptarse al teletrabajo, que no siempre es fácil. (ver artículo los desafíos de dirigir un equipo a distancia) En este caso el desafío es, en efecto, el siguiente: ¿Cómo se maneja un equipo a distancia? ¿Cuáles son las dificultades y soluciones para gestionar bien el teletrabajo?

Definir la mejor configuración de trabajo en el management de equipos

En primer lugar, es importante que se tome el tiempo para instalarse en su nuevo hogar. Tenga un presupuesto para herramientas clave como un soporte para el portátil si no tiene una pantalla o un PC, la silla adecuada para proteger su espalda o un auricular si está mucho tiempo al teléfono.

Aquí necesita forzarse a separar el trabajo y la vida familiar tanto como sea posible. Esto podría volverse rápidamente inmanejable y es probable que sufra de agotamiento.

Establece límites claros sobre dónde y cuándo trabajas. Ten en cuenta estos límites con sus compañeros de trabajo, amigos o familiares en línea. Pasa tiempo al final de cada día para anotar lo que funciona y lo que no, y reevalúe esto para hacer cambios para la semana siguiente.

Asegurarse de que las estrictas rutinas diarias están en su lugar

La gente cree que puede trabajar en casa intuitivamente. Pero cuidado, no todo cae en su lugar automáticamente en el management de equipos. Piense en cómo va a estructurar cada día. Haga una clara distinción entre los espacios de trabajo y los que no lo son. Si puede, trabaje en una habitación alejada del salón o del dormitorio. Si no puede, establezca y retire su espacio de trabajo cada mañana y cada noche. Si es posible, agregue rituales. Y al final de cada semana escriban sus rituales, pónganlos en la nevera y síganlos.

Sin embargo, asegurarse de que se siguen las reglas no significa «asfixiar» a sus equipos, al contrario. Entienda que, especialmente en el entorno actual, su equipo tiene mucho que hacer. Eso no es excusa para no hacer las cosas, pero es una razón para reconsiderar lo que la productividad realmente significa. Necesita dejar que sus equipos manejen su día al mínimo. Confíe en ellos y déles la libertad y la flexibilidad de hacer el trabajo en el horario que les permita ser más productivos. Es bueno para su equipo a largo plazo, de todos modos.

Comunicarse mucho y de forma regular

No hace falta decir que necesita estar en comunicación regular con su equipo. Una de las cosas más difíciles de trabajar desde casa es la sensación de soledad y aislamiento que puede desarrollarse, especialmente si esta acostumbrado a un ambiente de oficina. Encuentre una forma de comunicarse con sus colegas a diario. Para evitar ser molestado, informe a sus colegas de su horario de trabajo, aunque tenga que revisar su horario de vez en cuando. Sea muy específico sobre los horarios de las reuniones y la programación de llamadas y póngalos en una agenda compartida para que sus colegas puedan ver cuando tiene una cita. Además, al evitar la comunicación sólo por mensajería directa, se pueden evitar interminables interrupciones.

Manejar las distracciones y herramientas digitales

Limite el uso del teléfono móvil a menos que sea vital para su trabajo.

Utilice las herramientas adecuadas, ya sea utilizando herramientas de gestión del tiempo para priorizar su trabajo o creando momentos específicos del día para un trabajo enfocado y eficiente. Identificando los momentos clave en los que es más eficiente y productivo, podrá alcanzar mejor sus objetivos. Tenga cuidado con las redes sociales porque aunque tenga que ir allí por trabajo (hay grupos relacionados con el trabajo), están diseñadas principalmente para el divertimento.

Envíen una lista de tareas al principio del día a sus equipos y comprueben al final del día que las han completado. Puede actualizarse rápidamente a mejores herramientas digitales. Como manager, su trabajo es mantener a su equipo conectado.

Las herramientas de comunicación son una forma sencilla de mantener a todos comprometidos. Si bien el correo electrónico y los SMS pueden ser una solución a corto plazo, las herramientas digitales actuales son mucho más adecuadas para la colaboración y la comunicación. Algunas de estas herramientas de colaboración están incluso disponibles de forma gratuita.

Manejar las expectativas y necesidades de sus equipos

Ayude a su equipo a entender lo que necesitan hacer y a crear expectativas realistas para su trabajo. Por cierto, la gestión de necesidades también se aplica a usted como gerente.

Prepárese a sí mismo y a su equipo para el éxito, exponiendo claramente las tareas y las razones que las sustentan, y ayude a su equipo a entender exactamente cómo medirá el éxito. 

Esto significa definir el alcance, los plazos y los resultados de cada tarea o proyecto en el que su equipo esté trabajando.Asegúrese de que su equipo tiene las herramientas, habilidades y entrenamiento que necesitan para hacer el trabajo.

Si de repente tiene un equipo de teletrabajadores, es probable que necesiten herramientas. No es razonable suponer que todo el mundo tiene el equipo necesario, y es su responsabilidad como gerente asegurarse de que lo tengan.

(conclusión)

Por último, ya sea de manera tradicional o remota, los equipos tienen que ser manejadas, sean cuales sean las herramientas. También existe el «sentido común» de no perder de vista que la presencia y la gestión a distancia no pueden improvisarse. Y usted, ¿cómo maneja sus equipos de forma remota?