Manejar las interrupciones
No todas las interrupciones que tenemos en el trabajo son iguales. Y manejar las interrupciones de manera correcta puede aumentar mucho nuestra productividad. Algunas personas son «secuestradores de nuestro tiempo». Otras interrupciones, sin embargo, son útiles y constructivas. Estas segundas no son el problema. Tenemos una pérdida de productividad cuando nos vemos atrapados en largas conversaciones sobre asuntos de poco interés o incluso ajenos a la empresa.
Pero tampoco podemos aislarnos en un castillo con nuestro foco sólo puesto en nuestros intereses o nuestra tarea. Aislarnos es una de las maneras más potentes para nunca alcanzar puestos de mayor responsabilidad y también de poner en riesgo nuestro trabajo de directivo al estar aislado y por tanto no poder influir.
1.- Establecer el «término temporal»
- Establecer un contrato temporal de interactuación: «Tengo veinte minutos a la una»
- Responder: «Tengo exactamente 3 munitos» cuando alguien nos pregunte si tenemos un minuto. A los 3 minutos cortamos.
- Cuando alguien se «enrolle» dígale: «Por favor, dame una versión resumida» o Sólo tengo 10 minutos así que tratemos de hablar de los puntos esenciales»
- Evitar preguntas abiertas del tipo: «cuéntame». Hay que ser más concreto: «Qué puedo hacer por tí»
2.- Cortar la reunión
- Acordar una llamada a una hora o hacer sonar el teléfono para recordarnos una cita. O comentar: «Lo siento pero tengo una urgencia, o tengo que entregar un trabajo en media hora, o tengo una cita»
- Enmarcar el discurso: «Qué decisión tenemos que tomar, o qué quiere que haga?
3.- Reducir el flujo de las interrupciones
- Delegar: Cuando un subordinado venga a que tomemos la decisión por él, indicarle que es su responsabilidad. De esta forma eliminaremos muchas interrupciones futuras.
- Comunicar por e-mail: Las interrupciones físicas son siempre menos efectivas. Por ejemplo decir: «mándamelo en un e-mail» cuando nos propongan tomar un café para explicarnos algo.
4.- Evite que las reuniones acaben con su día.
- Salida rápida: Acudir al despacho de otro tiene una salida más fácil que cuando temenos que echar a alguien del nuestro. Cuando nos propongan venir a vernos es mejor decir: «ya voy yo»
- Cuando vamos a ver a alguien a su despacho, no sentarnos o incluso quedarnos en la puerta.
- Hacer visitas de toma de información sobre la marcha de las cosas en lugar de reuniones de reporte.
- Gestionar con el estilo: «MBWA (Management by walking around)», es decir hacer un recorrido preguntando ¿Qué tal?, ¿Cómo va todo? para cortar interrupciones pesadas posteriores.
4.- Manejar las interrupciones estableciendo momentos o zonas libres de interrupciones.
- Por ejemplo encerrarnos en una sala de reuniones poco transitada, o trabajar en casa
- Cerar la puerta de nuestro despacho cuando normalmente la tenemos abierta, o poner cartel de hotel de «no molestar»
5.- No mostrarnos visibles
- Colocar por ejemplo en nuestro despacho una mesa de reuniones que no se vea desde la puerta. Cuando no queramos interrupciones trabajar allí, sin que nos vean desde la puerta.
