CÓMO ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO COMERCIAL

Existen diversas alternativas para poder organizar un departamento comercial. La dirección comercial de la empresa tiene que estructurar las diferentes actividades comerciales que en ella se realizan. Debe tener en cuenta que siempre va a estar condicionada a una serie de factores tanto internos y externos, como pueden ser, entre otros, el tamaño de la empresa, la política que se va a seguir, los recursos económicos disponibles, la proyección de futuro, los recursos humanos, el tipo de mercado y el tipo de producto.

El logro fundamental radica en la realización y consecución de los objetivos comerciales determinados por la empresa. Al igual que no existe un único tipo de vendedor en las organizaciones comerciales, tampoco hay modelos estándar de organización, debido principalmente a la enorme diversidad de productos, servicios, clientes y mercados. Los estudios que se han realizado sobre las organizaciones comerciales han dado como resultado una serie de premisas que, en principio, se consideran necesarias:

1.- PREMISAS

  • Tanto los objetivos empresariales como los de cada departamento o los individuales deben ser comunicados claramente para que sean fácilmente entendibles.
  • Se debe delegar, tanto como sea posible, la responsabilidad y la necesaria autoridad que conlleva, para la consecución de los resultados.
  • Las personas en las que se ha delegado el poder han de ser capaces de ejercerlo de una manera racional, creer en lo que están haciendo, y deben asumir esa delegación, ya que en caso contrario ninguna estructura organizativa servirá para nada.

La dirección comercial, con el apoyo de la dirección general, debe marcar los instrumentos de organización que se consideren necesarios y más adecuados, aunque, en principio, se recomienda confeccionar un manual con la descripción detallada de los puestos de trabajo, los manuales operativos precisos para llevar a buen término su gestión y el «manual de venta», herramienta imprescindible en todo departamento comercial que se considere competitivo.

 

2.- PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN COMERCIAL

Hay empresas que carecen de organización comercial, y por este motivo se encuentran con determinados problemas. Entre ellos podemos destacar los siguientes:

  • Los comerciales tienen una excesiva dependencia de sus responsables o de su central a la hora de tener que tomar cualquier decisión como consecuencia de una falta de delegación de funciones debidamente establecida.
  • No existe coordinación a la hora de realizar las actividades a desarrollar.
  • Se pueden llegar a producir conflictos entre los miembros del personal originados por discusiones territoriales, por la falta de una política de tarifas común o por la asignación irregular de clientes.
  • No se planifica de forma organizada, lo que en ocasiones se traduce en que se quedan clientes sin visitar, lo que supone el peligro, ya que se pueden llegar a perder.
  • Existe una doble autoridad jerárquica que puede generar conflictos como consecuencia de que se producen instrucciones que en algunos casos pueden ser contradictorias.
  • Existe una carencia de flujo de información tanto vertical como horizontal.
  • Se llega a producir, en algunos casos, una desmotivación de los comerciales por la sensación de desorganización, produciendo los correspondientes efectos secundarios.

PUNTOS DE REFERENCIA

PERSONAL

La dirección comercial, a la hora de organizar el departamento, debe tener en cuenta unos puntos de referencia importantes:

Unidad de mando. Cada comercial tiene que depender de un solo jefe con el que trabajará directamente. Es imprescindible que los jefes conozcan el número de colaboradores que tienen a su cargo. Y es muy importante también que los conozcan personalmente.

Funciones. Todas las funciones deben estar definidas hasta sus últimos detalles de una manera clara con el fin de evitar que se produzcan malentendidos que den lugar a errores o discusiones.

Supervisiones. Las supervisiones han de hacerse en los momentos apropiados. Además, éstas deben ser constantes para que tengan la efectividad deseada. Es importante entender y hacer entender que las supervisiones se harán, no para recriminar el error, sino para poder corregirlo y que no vuelva a ocurrir.

Delegación. La delegación de tareas tiene que quedar perfectamente definida de tal modo que no induzca a ningún error. En toda delegación de funciones y responsabilidades hay que tener en cuenta que, además de la responsabilidad que asume la persona a la que se ha delegado, el responsable final es aquella persona que delega.

Estabilidad del personal.Debe intentar conseguir que la rotación del personal comercial sea lo más baja posible. Debe ser capaz de soportar las bajas de personal que se puedan producir, sin que se produzcan grandes pérdidas de eficacia y rentabilidad, y manteniendo, además, una adecuada atención al cliente.

ESTRUCTURA

Flexibilidad. El departamento comercial, al igual que la empresa ha de ser capaz de adaptarse a los continuos cambios del mercado previéndolos y afrontándolos sin pérdidas en el rendimiento.

Expansión. Cuando la organización realice una expansión con el consiguiente aumento de las ventas y del trabajo, deberá prever la ampliación del personal para atender adecuadamente a los clientes.

Coordinación.Es necesario que los comerciales trabajen de una forma armonizada y en equipo de modo que no se produzcan interferencias entre ellos ni duplicidades en el trabajo. Es importante también que los comerciales se adapten en función de las delimitaciones de las zonas de ventas, de modo que todas estén atendidas y cubiertas.

Creación de la figura “junior”. En todo equipo comercial es muy interesante contar con la presencia de personal “junior”. Esta figura puede aportar un valor añadido para la empresa realizando suplencias o apoyos, o atendiendo necesidades puntuales. Estos “junior” tienen que ser promocionables teniendo en cuenta un plan de carrera.