Manejar las interrupciones

No todas las interrupciones que tenemos en el trabajo son iguales. Y manejar las interrupciones de manera correcta puede aumentar mucho nuestra productividad. Algunas personas son “secuestradores de nuestro tiempo”. Otras interrupciones, sin embargo, son útiles y constructivas. Estas segundas no son el problema. Tenemos una pérdida de productividad cuando nos vemos atrapados en largas conversaciones sobre asuntos de poco interés o incluso ajenos a la empresa.

Pero tampoco podemos aislarnos en un castillo con nuestro foco sólo puesto en nuestros intereses o nuestra tarea. Aislarnos es una de las maneras más potentes para nunca alcanzar puestos de mayor responsabilidad y también de poner en riesgo nuestro trabajo de directivo al estar aislado y por tanto no poder influir.

1.- Establecer el “término temporal”

  • Establecer un contrato temporal de interactuación: “Tengo veinte minutos a la una”
  • Responder: “Tengo exactamente 3 munitos” cuando alguien nos pregunte si tenemos un minuto. A los 3 minutos cortamos.
  • Cuando alguien se “enrolle” dígale: “Por favor, dame una versión resumida” o Sólo tengo 10 minutos así que tratemos de hablar de los puntos esenciales”
  • Evitar preguntas abiertas del tipo: “cuéntame”. Hay que ser más concreto: “Qué puedo hacer por tí”

2.- Cortar la reunión

  • Acordar una llamada a una hora o hacer sonar el teléfono para recordarnos una cita. O comentar: “Lo siento pero tengo una urgencia, o tengo que entregar un trabajo en media hora, o tengo una cita”
  • Enmarcar el discurso: “Qué decisión tenemos que tomar, o qué quiere que haga?

3.- Reducir el flujo de las interrupciones

  • Delegar: Cuando un subordinado venga a que tomemos la decisión por él, indicarle que es su responsabilidad. De esta forma eliminaremos muchas interrupciones futuras.
  • Comunicar por e-mail: Las interrupciones físicas son siempre menos efectivas. Por ejemplo decir: “mándamelo en un e-mail” cuando nos propongan tomar un café para explicarnos algo.

4.- Evite que las reuniones acaben con su día.

  • Salida rápida: Acudir al despacho de otro tiene una salida más fácil que cuando temenos que echar a alguien del nuestro. Cuando nos propongan venir a vernos es mejor decir: “ya voy yo”
  • Cuando vamos a ver a alguien a su despacho, no sentarnos o incluso quedarnos en la puerta.
  • Hacer visitas de toma de información sobre la marcha de las cosas en lugar de reuniones de reporte.
  • Gestionar con el estilo: “MBWA (Management by walking around)”, es decir hacer un recorrido preguntando ¿Qué tal?, ¿Cómo va todo? para cortar interrupciones pesadas posteriores.

4.- Manejar las interrupciones estableciendo momentos o zonas libres de interrupciones.

  • Por ejemplo encerrarnos en una sala de reuniones poco transitada, o trabajar en casa
  • Cerar la puerta de nuestro despacho cuando normalmente la tenemos abierta, o poner cartel de hotel de “no molestar”

5.- No mostrarnos visibles

  • Colocar por ejemplo en nuestro despacho una mesa de reuniones que no se vea desde la puerta. Cuando no queramos interrupciones trabajar allí, sin que nos vean desde la puerta.

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