Gestión de equipos remotos

Durante esta pandemia y es posible que también en el futuro, la gestión de equipos remotos se ha convertido en algo imprescindible. Tradicionalmente los managers se han concentrado en la gestión de equipos presencial con reuniones periódicas o contactos en el día a día. Pero la gestión de equipos remotos llegó de repente y va a quedarse en el futuro.

Veamos algunas de las lecciones que todos hemos ido aprendiendo durante este tiempo y que debemos de mantener presentes.

1.- Evitar las situaciones incómodas de las videollamadas.

Tras haber estado en múltiples videollamadas y haber realizado alguna investigación, se constata que existen diferentes incomodidades.

Algunas son más complejas de solucionar, como cuando tenemos detrás una imagen que no nos gusta.  Esta situación se puede solucionar cambiando la imagen de fondo, que permiten algunas de las plataformas de videoconferencia. Otras son más complicadas, como cuando estamos en un sitio ruidoso que puede molestar a los otros participantes y que debe solucionarse con apagar el micrófono salvo cuando queramos intervenir.

Pero avanzando un poco más en la gestión de equipos remotos nos encontramos con situaciones incómodas como los primeros segundos, en cada llamada. Generalmente entramos en la sala virtual y falta alguien que no ha entrado todavía. Esto lleva a unos segundos o minutos embarazosos para todo el mundo. En este caso quiero dar algunos consejos:

• Prepare su saludo antes de entrar. Es muy bueno que tenga preparado su saludo adecuado a su rol como líder, coordinador, invitado o cualquier otro. Prepara su saludo antes de entrar, es muy incómodo cuando no se sabe qué decir en los primeros segundos. Y antes por favor asegúrese de que tiene la cámara y el micrófono activados. Queda muy raro iniciar el saludo sin la cámara.

Algunos ejemplos pueden ser:

• Hola a todos
• Qué tal equipo
• Hola, gracias por invitarme
• Hola, ¿cómo estáis?

Como consejo, no utilicéis el buenos días o buenas tardes salvo que lo tengáis muy claro. En mi caso con varias reuniones al día suelo confundirme. Además como tengo videoconferencias internacionales, en unos lugares puede ser por la mañana y en otros tener otro horario.

• Espere solo 2 o 3 minutos de cortesía y comience la reunión. Es muy frustrante para todos los que asisten a la reunión estar esperando a una persona. La pérdida de tiempo y de dinero de la organización además es alta. Mientras tanto tenga una conversación informal de espera que rellene el hueco. Una idea es comenzar explicando el motivo y los objetivos de la reunión.

2.- Manejar sus gestos durante la llamada en la gestión de equipos remotos

El manejo excesivo de las manos durante la videollamada distrae más que cuando es en una reunión personal. Lo conveniente es mover las manos solo cuando estamos hablando y para reforzar algún punto en la comunicación. Peinarse, tocarse el pelo, tocarse el collar o jugar con un bolígrafo son grandes distractores de la reunión. Tenga en cuenta que las emociones también comunican.

3.- Las incorporaciones

Existen dos momentos de incorporación.

El primero es cuando un asistente llega a tiempo. Generalmente existe desconfianza a que todo esté funcionando bien. Es por esto que muchas llamadas comienzan con preguntas del estilo. ¿Me oís bien?; ¿Se me oye bien?; ¿Podéis verme? Este tipo de conversación es generalmente frustrante. Es mucho mejor ser proactivo, saludando y contestando. En el caso de que exista algún problema, muy típico en situaciones en las que el audio de alguien está cerrado, avisad a quien habla.

El segundo momento es cuando alguien se incorpora tarde. Esta persona debe evitar pedir una recapitulación o molestar saludando. El silencio es el mejor comportamiento.

4.- Las conversaciones de inicio negativas.

A ninguna reunión le viene bien iniciarse de forma negativa. Pero muy a menudo existen personas que siempre tienen algo negativo que comentar. Por ejemplo: aquí, con la pandemia, ¡esto es horrible! O ¡estoy estresado! La verdad es que muy a menudo son solo abridores de conversación que podríamos fácilmente cambiar en positivo. Por ejemplo: ¿qué hay de bueno?; ¿alguna buena nueva?; dime algo bueno. Este tipo de apertura de las reuniones ayuda a la cohesión y a la colaboración del equipo.

5.- Establezca objetivos claros de la reunión en la gestión de equipos remotos

Sin unos objetivos claros las reuniones o se diluyen en el aburrimiento o son difíciles de controlar en su foco. Por eso cuanto antes debemos establecer los objetivos y si es posible la agenda. A menudo estos se han compartidos en el link de invitación, pero siempre recomiendo verbalizarlos al principio de la reunión.

6.- Utilice todas las técnicas de liderazgo

Aunque sea en remoto, todas las técnicas de liderazgo y de trabajo en equipo han de ser implementadas durante las sesiones de gestión de equipos remotos. Utilice también técnicas de comunicación efectiva y de control del tiempo.