El método Kaizen en 6 pasos

¿Conoce el método Kaizen de mejora continua? Herramienta de gestión de la calidad, colaboración y mejora continua, aboga por una gestión progresiva del cambio en la empresa, sin riesgos ni limitaciones. Más eficiente, más eficaz, más competitivo… Se nos empuja constantemente a ser mejores, yendo a lo esencial, en una dinámica ética. ¡Qué desafío!

Para ello, existen dos escuelas de pensamiento: el cambio radical o las mejoras progresivas. La vía rápida o la vía lenta. La presión o la experimentación. El método Kaizen, de la segunda categoría, es especialmente apreciado en la gestión de procesos por su aspecto tranquilizador, supervisado y no brutal, y por la perspectiva de una evolución suave pero constante. Productividad, bienestar en el trabajo, en este artículo explicaremos por qué se sigue hablando de esta técnica de gestión.

Método Kaizen, ¿Qué es?

Kaizen es la contracción de dos palabras japonesas, Kai (cambio) y Zen (mejor). Generalmente se traduce al español como mejora continua. Esta noción de mejora es el núcleo de la filosofía Kaizen. Con este método, buscamos constantemente nuevas formas de hacer las cosas mejor, de eliminar los residuos, de reducir los riesgos, de optimizar nuestra productividad. 

Se opone al Kaikaku, es decir, a los cambios drásticos y bruscos. Cuando aplicamos el Kaizen, tratamos más bien de hacer pequeñas mejoras regulares, que acumuladas en el tiempo, nos permiten hacer grandes cambios. Avanzamos de forma lenta pero segura. 

Esta es una mejor manera de enfocar las cosas porque los cambios demasiado bruscos rara vez duran. No en vano, el 80% de las personas que hacen nuevos propósitos a principios de año los abandonan al cabo de un mes y medio. Quieren hacer demasiados cambios demasiado rápido, lo que es difícil de mantener en el tiempo. Por lo tanto, es mejor centrarse en esfuerzos pequeños y regulares para producir cambios reales a largo plazo. Por eso el método Kaizen es tan eficaz.

Los principios del método Kaizen

Cuestionarnos constantemente 

El primer principio del método Kaizen es considerar que nuestro trabajo nunca está terminado y que siempre podemos hacerlo mejor optimizando nuestros métodos y procesos. Debemos estar siempre dispuestos a cuestionarnos, aunque creamos que hemos encontrado algo que funciona. 

Priorizar los cambios

A la hora de realizar cambios, hay que priorizar los que son rápidos y requieren pocos recursos e inversiones. En otras palabras, concéntrese en los cambios que tengan el máximo impacto con el mínimo esfuerzo. 

Corregir los errores inmediatamente 

No espere a que se acumulen los errores para abordarlos. Deben ser identificados rápidamente y tratados de inmediato. Este principio nos ahorra una cantidad considerable de tiempo a la larga, pero lo más importante es que evita que cometamos errores peores.

Sea cual sea el error al que se enfrente, siempre vale la pena solucionarlo rápidamente. Cuanto antes se corrija un error, más fácil será detectarlo y menos nos preocupará.

Ser proactivo 

Más allá de ser reactivos a los errores, también debemos ser proactivos. Es decir, debemos buscar constantemente nuevas formas de trabajar mejor, de planificar mejor, de organizar mejor, de identificar nuestras posibles debilidades y de volver a su origen para corregirlas. 

Buscar la sostenibilidad 

La sostenibilidad es un principio fundamental del Kaizen. Es lo que hace posible la mejora continua. ¿Qué es exactamente la sostenibilidad?

La sostenibilidad es la capacidad de una persona o un equipo para mantener sus mejoras a lo largo del tiempo. Es lo que permite construir sistemas exitosos.

Evitar el despilfarro

La noción de despilfarro es algo que se encuentra en todos los métodos de mejora y el método Kaizen no es una excepción a la regla. Para aplicar este principio, debemos evitar a toda costa los siguientes 3 tipos de residuos:

Muda: Muda se refiere a las actividades que no tienen valor añadido. Una tarea que se hace repetidamente cuando se puede automatizar es un Muda por ejemplo. Los desplazamientos innecesarios también son Muda, al igual que el tiempo de espera innecesario o los procesos innecesarios.

Mura: Los mura son irregularidades o incoherencias en los procesos. Por ejemplo, dos empleados trabajando en la misma tarea porque la dirección de la empresa tiene problemas para comunicarse con claridad es un Mura. 

Muri: Muri son las dificultades para completar nuestras tareas. Estas dificultades pueden deberse a una formación inadecuada o a herramientas inapropiadas. Si nuestro ordenador es demasiado lento para realizar una determinada tarea, por ejemplo, es un muri. Si tenemos dificultades para realizar un trabajo técnico porque nos falta formación, también es un muri porque empleamos más tiempo del necesario para realizar la tarea encomendada.

Por tanto, cuando aplicamos el método Kaizen, debemos identificar nuestros Muda, Mura y Muri y actuar en consecuencia para evitar el despilfarro.

Consultar con otros

Cuando las decisiones son importantes o cuando buscamos ideas, el Kaizen nos recuerda que siempre es bueno consultar a otras personas o pedir la opinión de expertos. Es la mejor manera de enriquecer nuestro pensamiento e integrar cosas que no consideraríamos de otra manera.

(conclusión del método Kaizen)

El método Kaizen es un método de mejora continua que se basa en varios principios fundamentales: el cuestionamiento constante, la priorización de los cambios, la corrección inmediata de los errores, la proactividad, la búsqueda de la sostenibilidad, la eliminación de los residuos y la consulta con los demás. ¿Usted utilizaría esta técnica de mejora?