Como manejar los mails

Saber como manejar los mails, para un trabajador de una empresa promedio, es importante para su productividad. Dicho trabajador promedio puede recibir entre los 110 y los 225 mails diarios. Y eso son muchos mails.

De hecho, el e-mail se ha convertido en la herramienta de trabajo más usada.

Esto unido a que el mail genera cierta sensación de urgencia y de compromiso con los demás, hace que estemos permanentemente consultando los mails, muy a menudo en detrimento de tareas de mayor importancia. O de herramientas de comunicación distintas. No olvidemos que, aunque en temas de productividad la recomendación es manejar primero lo más importante y menos urgente, nuestro cerebro nos va a orientar a lo contrario. Y es justamente por esto por lo que dejándonos llevar por los mails, acabaremos:

• Volviéndonos adictos a la revisión de los mails constante
• Sobrecargándonos de información, pero no de conocimiento
• Siendo menos productivos

Volvernos adictos a los mails. Como manejar los mails para evitarlo.

En efecto, nuestro cerebro va a estar constantemente buscando señales de alerta dentro de los mails. Además nuestro cerebro nos va a crear internamente ansiedad por responder cuanto antes. Esto resulta agravado, además, cuando jefes que no conocen las técnicas de gestión del tiempo, exigen a sus subordinados la contestación inmediata de los mails. En definitiva, desarrollamos una adicción a estar constantemente consultando los correos electrónicos. Lo que conlleva a cambiar las prioridades de trabajo lógicas y productivas, sobrecargarnos de información de poco valor y crear ansiedad y estrés.

Para evitar esto, y como se hace con muchas adiciones, es una buena práctica seguir dietas del uso de los correos electrónicos. Es decir, dejar de hacer del correo electrónico el centro de nuestro trabajo y a veces el de nuestra vida.

Y para conseguir esto, lo mejor es comenzar de manera constante, lenta y progresiva. Hacer que tanto tu mismo como los miembros del equipo dejen de poner en el centro de su gestión los correos electrónicos. Y desarrollar el concepto de creación de valor. A veces con análisis profundos de la situación, o estudios, o simplemente pensando y diseñando planes de acción.

Para ellos veamos algunas buenas prácticas de como manejar los mails:

1. Cuando vaya a escribir un correo de agradecimiento simple, es decir solo contestar gracias, déjelo. Es decir, no conteste, evitando en los demás del equipo la sobreacumulación de correos.
2. En caso de que ineludiblemente tenga que agradecer el correo que nos han enviado, nunca responda a todos. Solo a quien nos lo ha enviado.
3. Cuando nos envíen un correo que no es claro para que es, responda preguntando con qué objetivo nos mandan el correo. De esta forma se reducirá la tendencia de enviar el correo a mucha gente para la que el correo no tiene valor, sobrecargando de información.
4. Cuando enviemos un correo a otra persona, pongamos la acción esperada por él. Aquí tenemos una lista de ejemplo:
   1. Para tu información
   2. Para tu revisión y/o aprobación
   3. Para que consigas información y me la envíes
   4. Para archivar
   5. Para realizar seguimiento….
5. Siempre antes de poner a alguien en copia, pensemos en el valor que genera el mail para él. Y si no, evitemos enviárselo.
6. Consulte sus correos solamente en momentos programados. No constantemente. De otra forma no tendrá tiempo para avanzar es sus propias prioridades y en tareas de generación de valor.

Información no es conocimiento. La sobrecarga de la información. Como manejar los mails para dar valor.

Debido a la gran cantidad de correos que manejamos, nos convertimos en máquinas inconscientes de manejar rápidamente los mails y a menudo la mejor manera es reenviarlos o contestar rápidamente. Esto nos lleva al concepto de Cal Newport de “mente de colmena hiperactiva”. Cal Newport explica este concepto como un flujo de trabajo centrado en conversaciones no estructuradas, no programadas y a menudo sin objetivos claros. En el concepto de mente de colmena hiperactiva las personas abren las líneas de comunicación rápidas a muchas personas respondiendo frenéticamente a mails, llamadas telefónicas, comunicaciones por whats app o signal, y otras. Y este tipo de comunicación arruina las horas del día que tenemos para crear valor. Y además arruina nuestro flujo de trabajo productivo, al centrarnos en tareas tipo “snack”, es decir rápidas de hacer y con poco compromiso, dándonos pereza para iniciar proyectos importantes.

En realidad, son las herramientas las que nos empujan a esta forma de trabajar. Y este es el problema real. Nuestro cerebro no funciona como el procesador de un ordenador. Lo primero porque nuestro cerebro necesita tiempo para acomodarse y pasar de una tarea a otra. Y por tanto tendemos a tratar los mails como los anteriores, lo que es altamente improductivo. Es decir, que adoptamos un ritmo y un estilo y pretendemos tratar todos los siguientes mails igual.

Lo segundo, porque nuestro cerebro, para aportar valor necesita creatividad, interrelacionar, y a menudo interactuar con otros. Y cuando lo hacemos funcionar como un ordenador, perdemos precisamente los valores que nos dan nuestra gran potencia.

Para recuperar el valor veamos algunas buenas prácticas:

1. Recupere tiempo para pasear y pensar. En un estudio conducido por la consultora Idea Champions con más de 2.000 ejecutivos y directivos, se encontró que las mejores ideas y que producían más valor se ocurrían en momentos lúdicos y relajados. Esto es imposible hacerlo mientras estamos activamente gestionando mails.
2. Profundice en los temas relevantes.

Gestionar por las prioridades del correo electrónico arruina la productividad

En una encuesta realizada a más de 500 empresarios y directivos, se detectó que cuando realizaban gestiones por mail percibían:

• El 63% que estaban perdiendo el tiempo
• El 48% que eran menos productivos
• El 52% que perdían información del proyecto

El correo electrónico ha reemplazado en numerosas ocasiones otras herramientas mejores en profundidad, creación de valor y creatividad, como

las reuniones, las llamadas telefónicas y las conversaciones reales en persona.

Por esto sacrificamos las formas de comunicación personales y en grupo con múltiples correos electrónicos de ida y vuelta. Estos mails llevan mucho tiempo para responderlos y de nuestro nuestro tiempo. Además, estas cadenas de correo son lentas, por lo que nos damos prisa a responder para no retrasar aún más el proceso.

Veamos algunas buenas prácticas:

1. Las reuniones y especialmente con personas de estilos de trabajo diferentes son claramente más productivas y creativas que el aislamiento producido por la gestión de mails.
2. Profundice en los temas realizando llamadas telefónicas.
3. Gestione primero sus proyectos grandes y de alto impacto sin distracciones y sin consultar el correo. Y deje momentos puntales para tratar los mails (con hora de inicio y de final).