Hablar es fácil, la comunicación, lo que significa un intercambio o comunión con otro, requiere una mayor habilidad. Un intercambio real de ideas, una comunicación potente, exige escuchar y hablar con habilidad, no sólo hablar sin pensar. E interactuar con la gente temerosa, enojada o frustrada puede ser aún más difícil, porque somos menos hábiles cuando se ven atrapados en esas emociones. Sin embargo, no se desespere o resigne a una vida de mala comunicación en el trabajo o en casa. Los buenos comunicadores se perfeccionan.

Éstos son algunos consejos para empezar.

• No tome la reacción de otra persona o la ira como ataque personal, aunque arremetan contra usted. El estado de ánimo de otra persona, afectado por el miedo o la frustración le puede influir más de lo que usted le influye como individuo. Respire profundo y cuente hasta diez y piense que la otra persona utiliza esta forma de comunicar como una manera de dar rienda suelta a sus sentimientos. Una vez se haya expresado, se relajará y comenzará a comunicar de una manera más positiva.
• Usted no tiene que tener todas las respuestas. Está bien decir, “no sé”. No siempre podemos ni necesitamos tener la respuesta a todo. Dese su tiempo para averiguarla o puede decidir trabajar en la búsqueda de la solución conjuntamente.
• Responder (hechos y sentimientos), no reaccionar (sentimientos) – por ejemplo, “Dime más sobre lo que te preocupación” o “Comprendo tu frustración” en lugar de “Yo estoy haciendo mi trabajo” o “No es mi problema”(que seguro que causará más irritación). Compartir la responsabilidad de cualquier comunicación en la que usted es un participante, y darse cuenta de que a veces, tal vez a menudo, las propias reacciones personales pueden ser la causa de su frustración acerca de la comunicación con los demás.
• La gente quiere sentirse escuchada más, y escucha más si está de acuerdo con el otro. Es curioso cómo muchas personas se quejan de que otros no escuchan, pero ellos no escuchan a los demás tampoco. Se puede demostrar que estás escuchando activamente,  diciendo cosas como:
  1. “Dime más acerca de su preocupación.”
  2. “¿Qué es lo que le preocupa?”
  3. “Estoy interesado en lo que acabas de decir. ¿Puedes darme más datos?”
• Recuerde que lo que alguien dice y lo que nosotros escuchamos, puede ser sorprendentemente diferente. Nuestros filtros personales, suposiciones, juicios y creencias pueden distorsionar lo que oímos. Repita de nuevo o resuma para asegurar que usted entiende. Repita lo que usted cree que escuchar y preguntar, “¿He entendido bien?”
• Reconocer los inconvenientes o la frustración cuando invadimos el espacio físico o temporal de una persona. Por ejemplo, si va a actualizar el sistema informático de alguien y necesita tener acceso a su oficina, se podría decir: “Sé que es frustrante tener a alguien en su espacio en un momento en que podría no ser conveniente para usted, y le agradezco su cooperación”.
• Puede buscar un interés común en lugar de centrarse únicamente en las diferencias. Una forma de comenzar a descubrir en común es compartir su intención subyacente – por ejemplo, “Mi intención es ayudarle a tener éxito en este proyecto”.
• Recuerde que el cambio es estresante para la mayoría de las personas, particularmente si sus actividades afectan de una manera que no están planificadas o de difícil control. Así que si está invadiendo el espacio o el tiempo del otro, proporcione tanta información como pueda sobre lo que necesita de la persona y cuándo. Si puede, dígale cómo lo que está haciendo le beneficiará.
• Trabaje para mantener un enfoque mental positivo. Una de las opciones que siempre tenemos es cómo ver o experimentar la parte positiva en cualquier circunstancia. Muchas personas que se consideran hábiles y con éxito, incluyendo atletas profesionales y líderes, trabajan para mantener una mente positiva. Pregúntese: “¿Qué es lo positivo de lo que está pasando?” o “¿Qué puedo aprender de esto?” para ayudar a mantener un estado positivo. No se olvide de adoptar prácticas de reducción del estrés que le funcionen.
• Entender que la mayoría de las personas, incluido usted, tienen un único, a menudo egoísta, orden del día. Esto no es necesariamente malo, porque nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos y protegernos a nosotros mismos. Apenas no piense que alguien va a saber o compartir su agenda, así que hablar de lo que es más importante para usted y preguntarse qué es lo más importante para los demás, puede ayudar a construir una base sólida para la conversación.
• Mejore su habilidad de escucha. La mayoría de la gente cree que escucha bien, pero la verdad es que la mayoría de la gente en lugar de prestar atención al otro, está pensando en lo que va a decir a continuación. Saber escuchar a menudo significa hacer buenas preguntas y despejar su mente de distracciones, incluyendo lo que vas a decir a continuación, con quien vamos a reunirnos a continuación o qué está pasando alrededor.
• Cuando alguien hace comentarios punzantes o quejas, a menudo hay una preocupación o temor al acecho. Hacer preguntas como un detective, que lleguen al fondo de la preocupación real de otra persona no es conveniente. Las preguntas han de ser constructivas y potenciadoras. Sólo entonces se puede tener una verdadera conversación rica y beneficiosa.

Ahora bien, ¿cómo podemos desarrollar habilidades en la asertividad?

Un resumen de algunas:

La asertividad va directamente ligada a: la autoconfianza, el buen juicio, capacidad para la toma de decisiones, la búsqueda del logro, la salud, y la búsqueda de la eficacia en general.

Desde la perspectiva de management, un empleado o jefe asertivo, puede colaborar en su equipo para:

• Reducir la confusión y las ineficiencias provocadas por los malentendidos y comunicaciones cruzadas
• Comunicar claramente la visión y metas de la empresa
• Motivar a los demás a unirse alrededor de una idea o un programa de acción
• Eliminar las reuniones, decisiones difíciles, y la marcha atrás que se derivan de la intención original de alguien para “mantener la paz” en vez de ser asertivo

La asertividad puede ayudar a fortalecer las relaciones, reducir el estrés, mejorar su auto-imagen, y construir su éxito.

Entonces ¿Por qué no se es todo el mundo asertivo? Se cita el temor a las represalias, el deseo de complacer a otros y la baja autoestima, como razones por las que no son asertivas las personas.

Algunos consejos prácticos para mejorar su asertividad:

Darse cuenta de que todo está en tu cabeza. En las situaciones donde crea que no controla su mente y se deja llevar, pregúntese a sí mismo ¿Por qué? y luego: “¿Qué es lo peor que puede ocurrir si comparto mis ideas de manera civilizada?” Las respuestas a estas preguntas pueden ser muy bien lo que necesita para calmarse y actuar asertivamente. Muy a menudo, veremos que los temores están en su cabeza, no en la realidad.

Deje que sus intenciones motiven su respuesta.  Tómese un momento para identificar sus creencias, opiniones e intenciones de compartir un pensamiento. El deseo de los demás, frecuentemente interfiere en nuestra opinión. Abstráigase del deseo de los demás y piense en el suyo.

Sea específico. No diga: “Es necesario que lo antes posible…”  Diga en su lugar: “Necesito la propuesta de acabados y en mi escritorio a las 8h. del viernes. ¿Qué se necesita para lograrlo?” Evite los: hay que, y los mensajes vagos. Sea directo.

No fingir acuerdo. No sonría, asienta con la cabeza, o adopte el lenguaje del cuerpo que muestre acuerdo, sólo por el hecho de mantener la paz. Muéstrese en desacuerdo activamente, de una manera civilizada y sin tensión. Exprese el desacuerdo con la idea o el concepto, no con la persona, por ejemplo:  “tengo otra opinión, que me gustaría expresar.”

Pedir aclaración. Solicitar más información cuando nos pidan hacer algo que pensamos que no es razonable.  Probablemente le ayudará a entender la petición más plenamente y darle la confianza para decir sí o no.