Una negociación normalmente involucra un cierto nivel de conflicto. Y este conflicto mezclado con el interés en el resultado puede llevar a la creación de una situación incómoda para los negociadores.

Veamos algunos puntos para reducir esta situación:

Mantenga reuniones personales en las negociaciones

Cuando estamos frente a la otra persona, existe una gran comunicación no verbal. Durante millones de años el ser humano ha ido desarrollando habilidades de comunicación no verbal. Así, le han llevado a la capacidad de convivir de manera conjunta sin grandes conflictos. Esto nos ha proporcionado muchas señales pacificadoras, que atemperan nuestro lenguaje y que son percibidas por nuestra contraparte. Por ejemplo, una sonrisa, una mirada tranquilizadora, un apretón de manos o el gesto de que estamos abiertos, escuchando lo que nos dice nuestro interlocutor. Conocer a nuestro interlocutor y cómo piensa es muy importante.
Por esto, nada es capaz de sustituir una reunión personal en una negociación. Es más, en culturas latinas es muy frecuente que las negociaciones se cierren en las comidas, en dónde existen otros gestos tranquilizadores como compartir alimentos.

Negociación a distancia del conflicto

Las tecnologías, han hecho, sin embargo, que a través de mails, teléfono o videoconferencias podamos comunicarnos y realizar negociaciones con rapidez y facilidad. No cabe duda de que el tiempo es dinero, pero en determinadas reuniones es necesario realizar el esfuerzo de tener una reunión personal “cara a cara”. Hay que considerar que a menudo es más importante la calidad del acuerdo logrado, que no el acuerdo aséptico en sí mismo en las relaciones de negocio a largo plazo. Para lo que la empatía y buen ambiente es clave para reducir el nivel posible de conflicto. El trato impersonal de un mail hace difícil establecer estos vínculos, y herramientas como las videoconferencias. Aunque ayudan, no sustituyen en ningún caso a la entrevista personal, impidiendo la comunicación de señales de confianza, aprecio e interés personal.

Primero socialice, y después negocie

Numerosas investigaciones muestran que realizar conversaciones personales antes de entrar en la negociación mejoran el resultado.  Además disminuyen los conflictos en la propia reunión y posteriormente.

Esta socialización anterior a entrar en el “meollo” de la discusión, crea un clima de positividad, confianza y demostración de interés por la otra persona.  Esto facilita los acuerdos y reduce los niveles de conflicto. Obviamente para una negociación basada en principios, es una de las claves de conseguir un ambiente de trabajo de cooperación durante la negociación. Aunque lo ideal es hacerlo en entrevistas personales, también se puede y debe hacer utilizando otras vías de comunicación, como los mails o los chats. No cuesta nada comenzar interesándonos por la otra persona, el tiempo de su ciudad o cualquier otro tema informal, para rebajar las posturas defensivas y mejorar la relación.

Acuerdos

Algunos datos muestran que los niveles de acuerdo alcanzados cuando hubo socialización, incluso cuadruplicaron los acuerdos obtenidos de forma satisfactoria para ambas partes. Reduciendo así los conflictos en la misma proporción. También se redujeron de manera significativa las amenazas
durante la negociación y las posturas defensivas.

Permita que su interlocutor le conozca personalmente para reducir el conflicto

Los buenos negociadores invierten mucho tiempo en permitir que el otro interlocutor le conozca personalmente. Lo que no quiere decir que le den exceso de información sobre el asunto a negociar. Piense que durante multitud de generaciones, el ser humano se ha ido beneficiando del hecho de que cuando conocemos a alguien somos más proclives a ayudarle y a tener cierta amistad. Así, un desconocido lo podemos percibir como amenazante, y en cuanto sabemos algo de él, comenzamos a sentirlo próximo y en una primera fase, confiable. El ser humano tiene dos movilizadores grandes, uno de ellos es negativo que es el miedo, lo que pone a la defensiva e incita a la huida o al bloqueo. Permitir que nos conozca, por tanto es un paso fundamental para evitar el conflicto, la huida y el bloqueo.